【分享】关于陶瓷邮件的小规范

rickylekUID: 3494657

这是卤煮今天写邮件无意中搜到的，卤煮稍微编辑了一下转过来分享，大神请果断绕道，对于卤煮和跟卤煮一样在这方面totally 小白的人，在跟教授小联系一下的时候感觉还是蛮有用的。。。凡事讲个礼数和尊重，套不着啥东西也别叫人太恶心对不~

P.S.看完这个终于明白wang版推荐的那个阿三教授各种评论陶瓷信的帖子里，三三为啥说一看见please这种字眼就删邮件了。。。不看这些死都不知道咋死的

【邮件主题】
邮件主题（subject）不需要写自己的名字。名字是在邮件系统设置里设定好的，在发件时会替换显示实际地址，所以无需在主题里再写一遍。
[关键内容是要在主题里就写明白是否有推荐人，以及主要是什么事。很多教授只看主题。]

一个好的标题，要能简洁地概括邮件的目的或内容。如果你对教授的某个研究项目感兴趣，就可以用这个研究方向作标题，例如"Deformation and fracture of hexagonal close-packed metals"或者"Fabrication of semiconductor through chemical vapor deposition"等等。然后在邮件的正文里，可以谈谈你对这个方向如何感兴趣，你有什么相关的学术背景，还有你对这个研究领域的任何见解。

如果你对教授的某一篇文章很感兴趣，并且你的邮件正文里要谈到这篇文章，那么用这篇文章的标题作为邮件的标题也是个不错的主意。如果文章的标题过长，可以把它压缩 一下。

此外，还有人喜欢用一种开门见山式的标题，比如"Inquiry into graduate admission of fall 2011"。这种标题我本人没有尝试过，不知道效果如何，有兴趣的同学可以自己去尝试。最后，我想说的是，套磁信的标题并没有一定之规。大家不要拘泥于我 上面提到的这几种，一定要勇于创新。

在主题中包含course number ，"Question about 3009 assignment" 或者"question about English 2011 essay."听起来很真实，而"a question"看起来像垃圾邮件。"Question about English assignment" or "question about assignment," without identifying the class you're in, may leave your professor with the chore of figuring that out. For someone teaching large lecture classes, that might mean reading through hundreds of names on rosters. But even for a professor with smaller classes, it's a drag to get an e-mail that merely says "I'm in your English class and need the assignment." All your English professor's classes are English classes; she or he still needs to know which one is yours.



【称呼】
Salutations matter. The safest way to start is with "Dear Professor So and So" (using their last name). That way you won't be getting into the issue of whether the prof has a Ph.D. or not, and you won't seem sexist when you address your female-professor as "Ms." or, worse yet, "Mrs. This and That."
称呼很重要。最安全的开头方式是用“亲爱的×××教授”（×××是姓）。这样的话你就不会再考虑这个教授是不是个博士或其他，并且当你称呼你的女教授“Ms”或者“Mrs.”也不会显得像是个性别歧视者。其他的方式都是错误的。（例如Prof.、Hello、全名云云）

Choose an appropriate greeting. "Hi/Hello Professor [Blank]" is always appropriate. Substitute "Dear" and you've ended up writing a letter; leave out "Hi" and your tone is too brusque(无礼).


【开篇】
开篇介绍自己,表明意图
（这里感觉一定一定要简洁——卤煮批注）
一般开头简单介绍下自己，表明你对他的研究感兴趣，对作者的结果给予一定的肯定。

然后，如果是你主动写电子邮件给别人的话，那就以你写此邮件的目的开头。例如，"I am writing to enquire about …"或是"I am writing in reference to …"在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。
正文的第一句话必然是介绍自己。这句话必然要遵循这个格式：My name is *** （全名），and I am … 例如： My name is Jeremy Bentham, and I am a graduate student at the Queen’s College, Oxford.

正文的第二句话必然要解释自己是如何知道对方的。分三种情况：有人推荐；无人推荐；两人原本相识，但很久没有联系。［这句话挺重要的，因为它要在你和这个陌路教授之间建立第一道关联。有人推荐当然最好，比如这个教授的同事某某某推荐你去找她，因为某某原因，那么把这个环节表述清楚即可。如果无人推荐（更常见的情况），一定要说清楚原因，例如刚刚看了人家的一篇新作云云（你要确实看过才能这么说），不然人家可能就不往下读了。］



【提出问题或请求】

清楚简洁是最好的。你的教授每天会收到 25-30 封邮件，所以如果你的问题很简洁明了那是最好的（一般把问题一条条列出来比较好） 。如果你不能快速直达主题，对方就会在读你邮件的半途上对它失去兴趣。因此，迅速切入主题。

这个部分遵循的法则叫做“消极的礼貌”（negative politeness）。常用的策略有：主动提及对方非常非常忙碌，可能没有时间满足自己的请求（也就是给对方一个台阶）；多用if句；多用过去时态。

［这是最最重要的两个原则之一。谈谈消极礼貌]

1. 多用I was wondering if（一定要用was，而不是I wonder或I am wondering）。

［打交道多了，可以不必拘泥于此。例如也可以说I wondered... 甚至shall we... 如果是自己的导师，或者工作往来很密切的教授，一天到晚说“I was wondering if”，过分礼貌，其实也挺奇怪的。］

    多用would it be possible，以便从语法上规避直接牵涉到“人”，这样可以减轻对方的压力。例如：（隐含的意思在括号里，但不可明写出来）

　　Would it be possible (for you) to arrange an appointment (for me) some time?

2. 避免使用I want和I would like，实在要用，就用I would love。最坏最坏，也要用I wanted代替。

    避免使用“please”，因为“please”暗含了自己的期望，给对方压力，是不礼貌的表达。

提出请求后，一定要论证自己的请求是合理的。（这个点以前都没有注意到过，想想也对啊，正常人提请求，想让对方回，肯定要说说自己请求的合理性，不要让对方觉得无理取闹啊——卤煮批注）

  ［这是最最重要的两个原则之二。］

    常用的方法是：展示自己已经做了大量的前期工作，实在是迫不得已，无路可走了，才来求人。或者，要表明自己对对方的工作了如指掌，而请求正是建立在这种了解之上的。
Ask politely. "Could you e-mail me the page numbers for the next reading? Thanks!" is a lot better than "I need the assignment."

“What great news! I'd be thrilled to meet with you 。。。”
“Would it be convenient to 。。。“
”Yes, it would certainly be fine to 。。。”
“Would you prefer to 。。。”
“I look forward to it with great pleasure and thank you for your efforts and time.”
“Thank you for the very kind XXXX. I was touched by your thoughtfulness, and assure you that it was wholly my pleasure to xxxx. I'm delighted to know that 。。。。
”Thanks for all of your effort and service to xxxx. It's been a pleasure to work with you and I'm looking forward to the results of your xxxx"
" I hope you had a very good Spring break in spite of this much appreciated work that you've done for...."
"I'm looking forward with great pleasure to working with you on xxxx"
“ I hope this email finds you well..."
" We're honored and grateful for your support ..... and eagerly look forward to your thoughts ....."


【结束语】

在你结束邮件之前，再次感谢收信人并加上些礼貌语结尾。

你可以"Thank you for your patience and cooperation."或"Thank you for your consideration."

开始接着写，"If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know." 及"I look forward to hearing from you."
结尾必然要感谢。最正式的表达是： Thank you, and I look forward to hearing from you.

在邮件开头表示感谢一般是表示对对方过去付出的感谢，而在邮件结尾处表示感谢是对将来的帮助表示感谢。事先表示感谢，能让对方在行动时更主动更乐意。
Thank you for your kind cooperation.如果你需要读者帮助你做某事，那就先得表示感谢。
Thank you for your attention to this matter.与以上的类似，本句包含了你对对方将来可能的帮助表示感谢。
Thank you for your understanding.如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容那就使用这句句子吧。
Thank you for your consideration.如果您是在寻求机会或是福利，例如你在求职的话，就用这封邮件结尾。
Thank you again for everything you've done.这句句子可以用在结尾，和以上有所不同。如果你在邮件开头已经谢过了读者，你就可以使用这句话，但是因为他们的帮助，你可以着重再次感谢你们的付出。



【礼节问候和签名】
（这个点真的是能体现出professional的一点，因为貌似很多还在校的学僧旁友们可能不知道或者不太在意，但事实上工作党们应该都知道这个发邮件的绝对礼节，给人professional的感觉——卤煮批注）
Signoffs and signatures count. Always end by thanking the professor for his or her time, and closing with "Best wishes" or "Regards" (or some other relatively formal, but friendly, closing). And always sign with your (entire) real name, not some wacky nickname like Ry-Ry or Biff.
最后的签名很重要。每封邮件最后都要感谢教授抽出时间来帮助你，并以“Best Wishes、Regards”来结尾。（或者其他相关的正式语，但是要用友好的语气。）然后签上你的全名，而不是什么昵称，就像Ry-Ry 或者 Biff。

落款之后的正式礼节问候是：Sincerely; Best wishes; Best regards。其他的都不甚正式。

最后是写上合适的结尾并附上你的名字。"Best regards," "Sincerely,"及"Thank you,"都很规范化。

最好不要用"Best wishes,"或"Cheers,"类的词因为这些词都常用在非正式的私人邮件中。

［熟了之后就可以多姿多彩了，例如可以写：Best, Cheers, Regards, See you soon, Nice weekend, 云云。或者学我们一个心理测量学家，写：Make sense. 不过，最常用也最百搭的一个或许是：Thanks. 尽管你可能根本没有提出请求，也可以用这个，谢什么呢？——谢谢对方花时间读了你的邮件。］

问候方式有：
“Best wishes“
“With very best wishes”
“With all best wishes”
"With warm regards"
“With thanks and best regards“
"with very best wishes and much gratitude" (gratitude....－_,－)
"Best regards for a great weekend"
“With warm regards for a sunny and relaxing break”
“I hope you're all enjoying an excellent break”
"I'm grateful for you all, and wish you and yours a very happy Thanksgiving."

小结一下。卤煮看过这个以后，掺杂一些前段时间乱扫的七七八八的经验和帖子的印象，卤煮领会到的陶瓷八字要义是：干货，简洁，专业，礼貌。至于结果，最后给钱或者不给，钱就在那里，不多不少。。。（卤煮蛇精病=____=

有不对的地方热烈欢迎大神猛拍，也欢迎大家吐槽讨论~

bow~

PhilossicaUID: 3341554

我觉得今年申请失败有一个原因就是这个套磁信的问题。想问楼主一个问题，关于那个I would like/love的句式可否以I am willing to来代替？

986630036UID: 3433799

好贴~~

xiaohauUID: 3442717

:(

宇宙婴儿UID: 2631584

Thanks for sharing! useful stuff.

wang_come_onUID: 2158809

感觉好像中学时候给暗恋的女孩发短信的心理。。。想太多了。人家喜欢你的话，你放个屁都是香的。不喜欢你的话，你是莎翁人家也给你撅了。

说是这么说，但是陶瓷信还是要注意礼貌。不过不要被细枝末节的地方搞得自己乱了阵脚

pielangUID: 3284254

rickylek 发表于 2014-7-25 10:24
卤煮一来申的是文科方向，二来是小硕，根本不指望套出什么，这种情况下陶瓷对于卤煮来说就是有种“不套申 ...

哈哈加油哦~陶瓷真心不是件容易的事

rickylekUID: 3494657

啊。。忘了说一点，卤煮发给教授的不是主流套磁信。。只字未提申请的事。。就是向教授的paper或者project提出自己的看法和问题。。

估计是看法问题太low，一看就知道是临时抱佛脚的小白。。所以神马都木有。。所以卤煮的情况木有参考价值哟~

rickylekUID: 3494657

pielang 发表于 2014-7-23 09:03
谢谢分享，lz陶瓷套的怎么样了

卤煮一来申的是文科方向，二来是小硕，根本不指望套出什么，这种情况下陶瓷对于卤煮来说就是有种“不套申请不完整”的赶脚（卤煮强迫症。。

只当申请体验重在参与。

所以截止目前什么也木有啊~倒是最近ps便秘。。两个学校的录取委员会发邮件来问我出了什么事，怎么两个多星期online的申请系统都没有动静。。

LexusUID: 3530515

赞一个，如果有机会的话一定试试，肯定很有帮助~同问楼主套的怎么样了？

pielangUID: 3284254

谢谢分享，lz陶瓷套的怎么样了

苏梳眠UID: 2717864

thx for sharing~