从招生办公室看美国研究生申请

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本人基本信息：国内本一学校，在美国某排名30前学校读master两年，很幸运的第一学期就有机会进了学校的graduate admission office做兼职，做了两年招生办公室的工作，因此对研究生录取和申请都有一些经验和体会，分享出来希望能帮助还在申请的同学少走一些弯路。
招生办公室构成：
美国一般的学校是本科统一招生，因为大家高中学的都差不多，主要是看你整体的潜力怎么样。Graduate因为专业性更强，每个领域所需要的skill和qualification也不一样所以研究生每个学院分开招生的，具体到每个系也是分开做比较的。所以研究生招生办公室大致分为两个部分，一是学院总体的admissionoffice，二是各系的admissioncommittee。
处理招生申请的流程：
从学生在网上开始填表开始，理论上你保存的所有信息招生办公室都可以看到，所以理论上你填表填错了再新建一个账户是可以的。但是已经提交了的申请最好不要再提交一遍，万一发现有错误也不要着急，发邮件给办公室让他帮你更正一下就可以解决了。也不会对你的申请造成任何不利的影响，因为帮你修改这些信息的俗称“小秘”对你的申请是没有最终决定权的。但如果你再提交一个新的申请，则会因为duplicate而造成两个你的申请出现在系统里，这是会存在潜在风险，比如你的GRE,GMAT或者TOEFL会被匹配到你已经提交的有错误的申请中而造成你的正确的申请信息不全，申请被处理的速度也会受影响。
收到申请以后的流程，以我所在的办公室为例。你的所有信息会以打包形式通过一个文件处理系统，里面会以流水线的形式处理每一份申请。确保申请是完整有效符合所有requirement的。
流程的第一步是我们要确定你的PS，CV，和两封Recommendation(有的学校要三封)都有。关于PS，CV，Recommendation我想说虽然大部分的系统支持很多种格式的上传如doc,txt,pdf等。但是个人推荐大家PS，CV和Recommendation的格式还是用pdf比较好，主要有两点原因。
1.PDF的格式无论用任何设备看起来是没有区别的，但是word的话会由于系统的兼容性等因素导致格式变化，我在处理申请的时候很多次碰到明显感觉是1页的RESUME却因为格式被分为了两页，该对齐的很多地方也没有对齐。
2. 前面说过招生办公室会有一个文件处理的流程，这个流程是建立在一个系统上面的，而有些格式是这个系统不能很好识别的。如果格式无法识别会造成不必要的麻烦，比如我们需要回到你的原始申请里面再拿出你上传的文件转换成易识别的pdf，这样会造成不必要的延误和有可能的格式偏差。所以还是最好自己准备好pdf，减少麻烦。
虽然说内容是最重要的，但格式作为第一印象在申请中一定不能忽略。最后的decision有时候还是有很多主观因素的，不要因为本应注意的一点细节而导致没有得到理想的结果，非常可惜。
第二步是确定申请人的官方成绩包括TOEFL/IELTS、GRE/GMAT。这里要说的是GRE和托福是属于同一个组织ETS的。ETS的寄送现在使用的是电子成绩寄送到学校。寄送时会有一个cyclenumber，最好记下来到时如果学校没有收到可以把cyclenumber连同查询邮件一起发给办公室方便办公室找到你的分数。
第三步是查看并评估你的本科成绩单，这一部也是我们办公室工作量最大的一个部分。由于美国学校也知道中国学生成绩单存在弄虚作假的行为，所以近两年来对于中国成绩单的真伪鉴别也越来越严格，一旦查出有作假行为，对于申请人的影响是极其严重的。所以大家在申请时还是要实事求是，可以用GRE,TOEFL 等成绩来弥补自己的GPA缺陷和本科出身的不足。
首先申请人来自全世界各个国家，我们要把各个国家的成绩单要按照一定的算法算成美国式4.0制的GPA。所以如果你因为学校的GPA算法和美国算法不一样而填了高的GPA也不用高兴太早，因为你填写的是不能作为最终依据的。相反的如果学校的算法很不好算出来的很低也不用太灰心，用标准的算法可能会高一些。
有一些学校只有A,B,C,D而没有A-,B+这些的会有些吃亏，因为毕竟B只能算3.0而全部拿A又不是那么容易，很容易被一些B,C拉低平均绩点。更甚的我还有诸如只有“通过”和“不通过”的，很不幸“通过”这种评级因为没有区分度所以“通过”只能被算作是2.7。
关于挂科，成绩单评估的另外一项也就是fail数，每一份成绩单都会被count出挂了几门并显著标出来，如果只是一个或者两个并且你的平均绩点还是很高那么还是可以接受的。如果fail了五门以上的话是希望不大的。
关于fail的count方式，百分制60分以下都会被算作一个fail。如果中国成绩单上面标出了60重修或者同一门课出现两次第一次那里是60而且没有获得学分的话都会被算作一个fail。D是不会被算作fail的，除非成绩单特殊说明，字母制只有F是fail。上面说过的“不通过”也会被算作fail。
另外，我们也会根据各个学校的成绩单说明来评估，实在看不明白的也会和学校联系求助。
你的本科学校是什么级别的也会被考虑在成绩单评估中，并相应地标出一个等级，这个等级列表在各个学校根据自己学校的需求也会不同，有的学校看重理工，有的看重人文所以所取的排名也是不同的。
总得来说成绩单评估没有特别tricky的，成绩越好学校越厉害的同学当然会越突出。
第四步就是总的评估和检验，首先要把所有的requirements再查看一遍确实你的资料已经齐全了。再把之前所得到的所有关于你的信息，包括你的标准化考试，算出的GPA等汇总成一份Report作为你这个申请的总结连同你的所有原始文件打包转给相应专业的committee评审。
评审的过程视专业不同而有所区别，但是最主要的还是GPA和TOEFL/IELTS、GRE/GMAT，这些是可以被量化而且能够排出名次来的。这些成绩突出的肯定会被优先考虑，毕竟你想admit一个学生要说服其他人为什么是这个学生而不是他总要有个理由。而成绩作为学习能力的提现就变成了最好的理由。
但是不乏有成绩相对不好而被录取的这一是看你的文书怎么表达你的意愿同时解释了你成绩欠缺的原因，给committee有充分的理由相信你有足够的学习能力；二是要有一定的运气，如果比你好的人太多，毕竟每年有几千份申请，不一定每一份都会被伯乐找到并且看中的。
又是一年的申请季，大部分学校8，9月份就要开放申请了，我的建议是大家尽量早申请，早发材料。越早齐全去到committee越好，因为每年的招生都是有限额的。
总结：虽然现在出国热还是风靡中国，但是美国名校申请的难度也随着学生数量的增加而水涨船高，切记中国学生在申请时不仅仅是要跟中国的尖子生一起竞争，还有全球其他国家的优秀学子也会成为我们申请路上的强劲对手！
篇幅有限，没有讲的很详尽，有问题的同学可以私信或回帖。我会抽空尽量答复。
最后预祝大家都有一个理想的结果，完成自己的美国梦！

pielang：谨慎透露个人联系方式。