出国留学存档指南[分享]

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出国留学存档指南

----关于留学人员档案存放和管理问题的答疑
　　教育部留学服务中心（对外称中国留学服务中心，以下简称"中心"），是教育部所属具有法人资格的事业单位，是为留学人员提供全方位服务的国家级专业服务机构。
　　随着我国出国留学工作的不断发展，出国留学队伍不断扩大，自费出国留学人数不断增加，自费出国留学人员档案的存放和管理已成为社会关注的问题之一。现就大家关心的一些具体问题答疑如下：
　　（一） 自费出国留学人员已和单位或学校脱离关系，其人事档案怎么办？

　　自费出国留学人员遇到的一个重要问题是本人档案的存放和管理，尤其是高校在校生、研究生和虽已毕业但未参加毕业分配的高校毕业生、毕业研究生、自动离职人员、辞职人员、在校高中生、高中毕业生等，他们或者尚未参加工作（无就业身份），或虽曾参加工作但已和原单位脱离关系，大都失去了公职和干部身份，人才交流中心和国家机关、企事业单位均不能接管他们的档案，档案存到街道又会为出国和日后回国工作带来很多麻烦和困难。众所周知，人事档案在个人生活和工作中是何等重要，升学需要档案，就业需要档案，出国留学、工作、旅游、探亲、移民以及回国工作、结婚、生育等都需要档案所在单位出具有关证明，换言之，每一个人都需要有自己的人事主管或人事代理机构，它们或为自己的工作单位，或为合法的人才、档案管理机构。为了解决留学人员的实际困难，方便他们办理出国手续和回国工作派遣，解除其后顾之忧，经国家主管部门批准，教育部留学服务中心于1997年成立了留学人员档案管理办公室（以下简称"留学人员档案室"），专门从事留学人员档案的管理工作。自费出国留学人员均可将人事档案存放这里。

　　有些学生家长对人事档案管理的严肃性和重要性缺乏认识，不了解国家关于严禁个人保管他人人事档案的规定，将出国留学人员的档案放在自己家里，以至发生档案遗失或档案永远无法转递（即通常所说的"死档"）的情况，为学生日后回国工作甚至个人生活带来后患。我们愿意诚恳地提醒学生家长和出国留学人员不要人为地为子女和本人制造困难和遗憾。

　　（二）"留学人员档案室"的服务有什么特点？

　　1、与本"中心"的其他服务形成了较为完善的配套机制，可对留学人员提供"一站式"的全方位服务，留学存档人员不必到处奔波即可办理如下事宜：（1）办理公民因私出国（境）和往来港澳政审手续；（2）办理出国留学手续（中心除为公派人员办理出国手续外，所属嘉华世达教育国际交流有限公司提供自费留学中介服务）；（3）办理留学人员所获国外学历学位的认证（国务院学位委员会和教育部授权本中心负责认证留学人员所获国外学位、学历证书）；（4）完善留学期间档案并办理档案转递；（5）办理回国工作派遣、落户手续（国家授权本中心在全国范围内解决学成归国留学人员的工作派遣和落户问题）；这是任何学校、街道和人才交流中心所不能解决的。

　　2、由1可以看出，档案室不仅为广大留学人员解决了存放、管理和完善档案问题，也因本中心完善的服务机制为上述人员学成回国工作解决了学校、街道和其他人才交流中心不能解决的就业身份和在全国范围内直接派遣落户问题。
3、管理规范，服务热情，办事周到，工作效率高，一般都能做到立等可办。

　　（三）什么人可以在留学人员档案室存放档案？

1、国家公派本科生和在学研究生以及已和原单位脱离关系的其他原公派出国留学人员；
2、自费出国留学人员，包括在校高中生、高中毕业生、在校大学生、研究生、高校毕业生、毕业研究生、辞职或离职的原公职人员以及出国探亲、访友、陪读、移民等改为自费留学的人员；
3、 赴中国香港和澳门学习的本科生和研究生（项目）；
4、 赴新加坡等国家留学的全额奖学金生（项目）；
5、暂未在国内落实工作单位的留学回国人员；
6、虽已落实工作单位，但因无就业身份，工作单位或人才交流中心尚不能接收其档案的留学回国人员。

　　（四）外埠出国留学人员能否在此存档？

　　可以，但有两个问题提请注意。即根据我国出入境管理部门规定，出国人员应在户口所在地的公安部门申请办理护照；根据教育部规定，具有大专以上学历人员申请自费留学，还需经有关省、市、自治区教委进行资格审查。档案在京，户口在外，会给您带来申请办理资格审查和出国护照的不便。因此我们建议您办好护照后再来本室存档为好。

　　户口在京人员则无此麻烦，无论是具有大专以上学历人员的自费出国留学资格审查，还是申办护照的政审签章，在本室办理都很方便、快捷。

　　（五）如何办理存档手续？

1、 申请存档人员，需持本人身份证、国外教育机构的入学证明（上述文件均出示原件，递交复印件；已办妥护照者还需携带护照原件和复印件）、原单位介绍信及存档费来本室办理存档手续。
2、 申请存档者已经出境，可委托他人代办。代办人需出具存档申请人的委托书、护照及国外教育机构的入学证明的复印件和代办人的有效证件办理存档手续。
3、 暂未落实工作单位，或虽已落实工作单位尚无就业身份的留学回国人员，需持我驻外使（领）馆教育处（组）开具的"留学回国人员证明"、所获国外学历、学位证书等文件和档案管理费办理存档手续。
4、 经本室审核同意后，申请存档人员（或委托代办人）需填写"存档人员登记表"，签订留学存档协议书。本室向申请人原单位出具"调档通知单"调档。
5、 原单位接到调档通知后，将申请人档案和"档案转递通知单"一并转交本室。
6、 经审核无误后，本室将签字盖章的档案转递单回执退回申请人原单位。

　　（六）出国留学人员能否将户口和档案同时存放留学人员档案室？

　　国家对档案和户籍的管理都有明确规定，户籍管理由公安部门及其派出机构如派出所负责，留学人员档案室暂无此职能，不能为存档人员保管户口。

　　有上述问题者一般为外埠学生在北京（或其它城市）高校或科研机构就读或毕业后应聘（或被用人单位录用）在京（或在其它城市）工作的人员，原户口为集体户口，如果他们在就读或毕业后甚至在工作期间申请自费出国留学，其户口有可能被注销或被转回原籍，他们担心户口不在北京（或现在的户口所在地）会给日后回国留京（或回现集体户口所在地）工作造成困难。应该说，这种担心是可以理解的，人们知道，我国的户籍管理比较严格，尤其是大城市，如北京、上海等，都不会轻易使外埠户口流入。据悉，目前我国流动人口已达1。1亿，随着流动人口的不断增加，国家户籍制度改革也会不断推进，从根本上改变人口迁移方式，使劳动力自由流动，达到人力资源的合理配置，当然，要实现这一目标还需时日。留学人员则不同，国家对他们回国工作落户问题有明确规定，留学人员只要学有所成，异地落户问题是可以解决的。这一点，在上述（二）已有说明。换句话说，学成回国留学人员经双向选择并落实国内接收单位（不受地域限制）后，可凭有关文件到教育部留学服务中心申请办理工作派遣和落户手续，申请人持留学服务中心开具的派遣证和落户证明等文件到接收单位和当地公安部门办理工作报到和直接落户手续（不论留学人员的户口原在何处），档案也由本室按有关规定予以完善后转递到接收单位，这样留学人员异地工作和落户的问题就迎刃而解了。

　　（七）出国留学人员中的xxxx党员能否将组织关系转往教育部留学服务中心？

　　档案存放在留学人员档案室的xxxx党员，可以将组织关系转往教育部留学服务中心，并注明党费缴至几月份，目前本人党费标准是多少。留学人员回国后我们将按有关规定和程序转往留学人员工作单位的党组织。

　　（八）如何办理档案调出手续？

　　存档人员因故未能出国留学,或留学未果，或学成回国，待国内就读学校（指继续在国内读书的）或工作单位落实后可办理档案调出手续。具体程序如下：

1、 存档人员需持"留学存档协议书"（赴新加坡和港、澳等国家和地区学习的项目生免）、录用单位接收证明（继续在国内学校学习的，由学校出具接收证明）和调档通知单以及缴费收据到本室结清档案管理费并办理调档手续。
2、 本室将档案和"档案转递通知单"一并转交存档人员接收学校、录用单位或有关人才交流中心。
3、 接收学校、录用单位或人才交流中心接到档案并审核无误后，将签字、盖章的档案转递单回执退回本室。

　　（九）留学人员档案室能为存档人员提供哪些帮助？

1、协助具有大专以上学历人员申办自费出国留学资格审查；
2、负责存档人员申办护照和因私赴港、澳通行证的政审手续；
3、开具出生、亲属关系、未犯罪、婚姻状况、学历、经历等有关人事证明，开具到银行兑换外汇等介绍信。留学人员回国后，负责为拟录用单位出具留学人员基本情况证明材料；
4、 为内地在港就读人员毕业后留港工作签署"[内地学生来港就业]赴港工作同意书"；
5、 收集、整理存档人员出国留学期间形成的档案材料，完善留学档案；
6、 转递档案。
7、 其它。

　　（十）具有大专以上学历人员自费出国留学，需在所在省、市教育主管部门"自费留学资格审查办公室"办理出国留学资格审查，档案室能提供什么帮助？

　　档案室在申请人填写的JW109表的有关栏内签署意见并加盖公章后，申请人即可到上述部门办理资格审查手续。

　　（十一）存档人员如何办理因私出国（境）政审手续（即申办护照政审手续），需持哪些文件？

　　在公安机关申办护照的重要文件之一，即在公安部门或当地派出所领取的"中国公民因私出国（境）申请审批表"，此表须由申请人填写，由申请人所在单位或申请人档案所在单位签署意见并签字、盖章。

　　需在本处办理因私出国（境）政审手续的存档人员，除携带已填妥的上述审批表外，还需携带本人身份证原件和复印件；在港、澳地区研读的存档人员，还需携带因公赴港澳通行证复印件。

　　（十二）存档人员办理公民往来港澳通行证政审手续需持哪些文件？

　　在公安部门申办公民往来港澳通行证的重要文件之一，即在公安部门领取的"公民往来港澳申请审批表"，此表需由申请人填写，由申请人所在单位或申请人档案所在单位签署意见并签字、盖章。

　　需在本处办理公民往来港澳政审手续的存档人员，除携带上述填妥的审批表外，还需携带本人身份证原件和复印件；

　　（十三）如何办理"婚姻状况证明"？申请办理人需提供什么文件？

　　"婚姻状况证明"是申请人登记结婚的必备文件，申请办理人需提供以下文件：

1、 本人的户口卡；
2、 出国半年以上者须出具我驻外使（领）馆教育处（组）开具（或当地有关部门开具经我驻外使（领）馆教育处（组）认证）的在外未婚证明。

　　（十四）申请开具兑换外汇介绍信，需带哪些文件？

　　需带本人护照、签证到本室办理。

　　（十五）办理出生、未受刑事制裁、未婚、结婚、域外亲属关系、亲属关系、工作经历、学历、国籍等证明书，需携带哪些文件？

　　一般需携带以下文件：

（1）本人及所要证明人的户口本或其它能证明有关情况的有效证件（如身份证明和居住证明等）的原件和复印件；
（2）办理结婚证明需携带结婚证书原件和复印件；
（3）办理学历证明需携带学历、学位证书原件和复印件；
（4）存档人员已出境的，可委托他人代办。代办人需携带由委托人签字的委托书及相关文件办理，并且要特别弄清委托人的准确出境时间。

　　（十六）怎样收取档案管理费？

　　每份档案月收费20元。可预交，也可按期交纳。

　　为减少存档人员频繁交费的麻烦，长期存档人员需一次交清三年的管理费，三年内调出的，多交部分予以退还，三年后继续存档者，需按规定续交管理费。

　　短期存档人员按协议缴纳档案管理费。

　　（十七）如何与留学人员档案室联系？

　　可通过任何方式联系，如电话、信函等。

通讯地址：北京海淀区学院路15号 教育部留学服务中心留学人员档案管理办公室
办公地点：教育部留学服务中心办公楼327室
邮政编码：100083
联系电话：010-82301015（直拨），82301007转327
传　　真：82303958 82303957
E-mail:dangan@stnet.cscse.edu.cn
乘车路线：乘331、375、307、726、722、743、826、825、951、809路公交车和银建16路小公共汽车到北京语言学院站下，向西几米进家属区南门向北走200米十字路口处路东。

xingchenchenUID: 157310

谢谢你的贴子，很有用处，大家还是把档案处理好再出来比较好。

paisleyUID: 64183

thank you, 华虫小玩子!

唐伯猪UID: 166286

:)